Większość Polaków jeszcze dopija kawę po długim weekendzie noworocznym, planując postanowienia na nadchodzące miesiące. Jednak dla blisko 2,5 miliona osób prowadzących w Polsce działalność gospodarczą, początek roku to czas nerwowego oczekiwania na werdykt księgowej. Zamknięcie roku podatkowego 2025 to moment prawdy. To właśnie teraz okazuje się, czy Twoje comiesięczne przelewy do ZUS były wystarczające, czy może system – skomplikowany i pełen pułapek – naliczył Ci cichy dług, który trzeba będzie uregulować wiosną. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych na ryczałcie, właśnie dowiaduje się, iż jedna faktura wystawiona w grudniu uruchomiła mechanizm, który każe im dopłacić składkę zdrowotną za… cały miniony rok wstecz. O co chodzi w „rocznym rozliczeniu”, które w 2026 roku wciąż spędza sen z powiek właścicielom firm?
Fot. Warszawa w Pigułce
Kiedy wprowadzano rewolucję w składce zdrowotnej (słynny „Polski Ład”, którego echa słyszymy do dziś), obiecywano nam system sprawiedliwy. Jednak w praktyce stworzono mechanizm, który dla przedsiębiorcy jest rosyjską ruletką. Przez cały rok 2025 płaciliśmy składki zaliczkowo – co miesiąc, na podstawie bieżącego dochodu lub przychodu. Wydawało się, iż jesteśmy „na czysto”.
Niestety, polski system ubezpieczeń społecznych w 2026 roku działa w oparciu o rozliczenie roczne. To oznacza, iż ZUS patrzy na Twój biznes całościowo: od 1 stycznia do 31 grudnia 2025. jeżeli w skali roku Twoje zarobki przekroczyły pewne progi (a w grudniu o to nietrudno), to składki, które płaciłeś w styczniu, lutym czy marcu, nagle okazują się „za niskie”. Różnicę musisz pokryć z własnej kieszeni. I nie mówimy tu o groszach, ale o kwotach rzędu kilku, a choćby kilkunastu tysięcy złotych, które trzeba oddać państwu jednorazowo.
Pułapka na ryczałtowców: Przekroczyłeś próg o złotówkę? Płacisz za cały rok
Największy dramat w styczniu 2026 roku przeżywają przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. To bardzo popularna forma opodatkowania (programiści, lekarze, marketingowcy). Składka zdrowotna zależy tu od przychodu rocznego i jest podzielona na trzy progi:
- Do 60 000 zł przychodu rocznie (niska składka).
- Od 60 000 zł do 300 000 zł (średnia składka).
- Powyżej 300 000 zł (wysoka składka).
Wyobraźmy sobie Pana Marka, grafika. Przez 11 miesięcy 2025 roku jego przychód wyniósł 290 000 zł. Płacił „średnią” składkę zdrowotną (powiedzmy ok. 700 zł miesięcznie – stawki zależą od przeciętnego wynagrodzenia). W grudniu 2025 trafił mu się „złoty strzał” – zlecenie za 15 000 zł. Wystawił fakturę, cieszył się z zysku.
Co to oznacza w styczniu 2026? Jego roczny przychód wyniósł 305 000 zł. Przekroczył próg 300 tysięcy. System nakazuje mu więc zapłacić wysoką składkę (ok. 1200-1300 zł miesięcznie) nie tylko za grudzień, ale za wszystkie 12 miesięcy roku 2025!
Pan Marek musi dopłacić różnicę między składką średnią a wysoką za 11 miesięcy wstecz. To kwota rzędu 6000-7000 złotych jednorazowej dopłaty w rozliczeniu rocznym (które składa się w maju, ale świadomość długu pojawia się teraz). Ta jedna faktura w grudniu kosztowała go realnie połowę zarobku. Gdyby przeniósł płatność na styczeń 2026, zaoszczędziłby tysiące złotych.
Sprzedaż samochodu – bolesne pożegnanie z firmowym autem
Kolejna mina, na którą wpadło wielu przedsiębiorców w 2025 roku, to sprzedaż środków trwałych. W 2026 roku przepisy wciąż są bezlitosne: sprzedaż samochodu firmowego wlicza się do podstawy wymiaru składki zdrowotnej (dla liniowców i ryczałtowców).
Jeśli sprzedałeś poleasingowe auto za 100 000 zł w listopadzie 2025 roku, to nie tylko zapłaciłeś podatek dochodowy. Musiałeś też zapłacić od tej kwoty składkę zdrowotną (4,9% na liniowym lub wskoczyłeś w wyższy próg na ryczałcie). Wielu przedsiębiorców o tym zapomniało, traktując sprzedaż auta jako operację „obok” działalności operacyjnej.
Teraz, przy rocznym podsumowaniu, księgowi wyliczają dopłaty. Okazuje się, iż pieniądze ze sprzedaży auta, które miały iść na inwestycje, muszą w dużej części trafić do ZUS. To jeden z najbardziej znienawidzonych przepisów, który w 2026 roku wciąż drenuje kieszenie firm.
Liniowcy i skalowcy – remanent prawdę Ci powie
Dla osób na Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (zasady ogólne, podatek liniowy), styczeń 2026 to czas spisu z natury (remanentu). Co ma remanent do składki zdrowotnej? Bardzo dużo.
W 2025 roku składka zdrowotna była liczona od dochodu (9% na skali, 4,9% na liniowym). Dochód miesięczny to przychód minus koszty. Ale dochód roczny (ten ostateczny) uwzględnia różnicę remanentową. jeżeli na koniec roku 2025 masz w magazynie więcej towaru niż na początku roku, Twój dochód roczny rośnie (bo nie „zużyłeś” kosztów zakupu towaru). Wzrost dochodu oznacza… dopłatę składki zdrowotnej.
Przedsiębiorcy handlowi, którzy zatowarowali się „pod korek” w grudniu, licząc na sprzedaż w styczniu 2026, teraz widzą, iż ten towar na magazynie sztucznie podbił im podstawę wymiaru składki za 2025 rok. ZUS upomni się o te pieniądze w maju, ale rezerwę trzeba zrobić już teraz.
„Wakacje od ZUS” a składka zdrowotna – pułapka w nazwie
W 2025 roku wielu przedsiębiorców skorzystało z nowości – tzw. wakacji od ZUS (zwolnienie ze składek społecznych przez jeden miesiąc w roku). Brzmiało świetnie. Jednak w styczniu 2026 wielu dowiaduje się, iż nazwa była myląca.
Wakacje dotyczyły składek społecznych (emerytalna, rentowa). Składkę zdrowotną trzeba było płacić normalnie! Co więcej, w miesiącu „wakacji” podstawa wymiaru składki zdrowotnej mogła się zmienić w zależności od indywidualnej sytuacji. Ci, którzy w euforii „niepłacenia” przestali przelewać cokolwiek do ZUS w wybranym miesiącu, teraz widzą na koncie PUE ZUS zaległość. A zaległość w ZUS to odsetki i brak zaświadczenia o niezaleganiu, co blokuje np. leasing czy kredyt.
Zwrot nadpłaty – droga przez mękę?
A co jeżeli zarobiłeś mniej niż prognozowałeś i zapłaciłeś za dużo składek? Teoretycznie należy Ci się zwrot. W 2026 roku procedura ta jest już nieco bardziej zautomatyzowana, ale wciąż wymaga akcji po stronie przedsiębiorcy.
Jeśli z rocznego rozliczenia wyjdzie nadpłata, ZUS nie przeleje Ci jej na konto z automatu. Musisz złożyć wniosek (będzie on dostępny w deklaracji rocznej). I tu uwaga: ZUS ma czas na zwrot. Często pieniądze te wracają na konto dopiero w sierpniu. Państwo chętnie bierze dopłaty „na już”, ale z oddawaniem się nie spieszy. Co więcej, jeżeli masz na koncie w ZUS jakiekolwiek drobne zaległości (choćby 5 zł odsetek z 2023 roku), nadpłata zostanie zaliczona na ich poczet, a Ty choćby się o tym nie dowiesz, dopóki nie sprawdzisz salda.
Co to oznacza dla Ciebie? Przygotuj gotówkę na maj
Choć fizyczne rozliczenie roczne składki zdrowotnej składa się w deklaracji za kwiecień (termin do 20 maja 2026), to wiedzę o tym, ile trzeba dopłacić, masz już dzisiaj – po zamknięciu ksiąg za grudzień.
Oto co powinieneś zrobić w styczniu:
1. Sprawdź, czy przekroczyłeś próg (Ryczałt)
Jeśli jesteś ryczałtowcem, zsumuj przychody od stycznia do grudnia 2025.
- Czy przekroczyłeś 60 000 zł?
- Czy przekroczyłeś 300 000 zł?
Jeśli Twoje wpłaty miesięczne były oparte na niższym progu, a suma roczna wskoczyła wyżej – licz się z dopłatą. Przemnóż różnicę w składkach przez liczbę miesięcy, w których płaciłeś mniej. Tę kwotę musisz mieć na koncie w maju.
2. Zweryfikuj dochód roczny vs suma dochodów miesięcznych (Skala/Liniowy)
W działalności gospodarczej często zdarza się, iż suma dochodów z poszczególnych miesięcy nie równa się dochodowi rocznemu (przez remanenty, różnice kursowe, korekty faktur). Poproś księgową o symulację „składki rocznej”. jeżeli wyjdzie wyższa niż suma wpłaconych zaliczek – zacznij oszczędzać.
3. Nie wydawaj pieniędzy ze „zwrotu” przedwcześnie
Jeśli wychodzi Ci nadpłata, nie traktuj tych pieniędzy jako pewnych, dopóki nie wpłyną na konto. ZUS w 2026 roku bardzo wnikliwie weryfikuje wnioski o zwrot, sprawdzając, czy nie zaniżyłeś podstawy wymiaru. Czasem lepiej zostawić nadpłatę na koncie ZUS na poczet przyszłych składek (zaznaczając odpowiednią opcję), niż czekać miesiącami na przelew.
4. Uważaj na korekty faktur w nowym roku
Jeśli w styczniu 2026 wystawiasz korektę do faktury z 2025 roku (np. zwrot towaru), pamiętaj, iż wpływa to na roczne rozliczenie składki zdrowotnej. To koszmar księgowy, który może zmienić Twój wynik roczny i wysokość dopłaty/zwrotu.
Rok 2025 dla przedsiębiorców nie był łatwy, a jego finansowe echa w postaci rozliczenia składki zdrowotnej będą nas ścigać aż do połowy 2026 roku. Składka zdrowotna przestała być opłatą na leczenie, a stała się skomplikowanym podatkiem, którego wyliczenie wymaga niemal doktoratu z matematyki.
